Oleh : Shania Aulia (Intern di Research Team Pemimpin ID)
Melakukan pendelegasian tugas merupakan hal yang tak jarang dilakukan di dalam organisasi. Biasanya, pendelegasian dilakukan oleh seorang manajer, penyelia, atau ketua kepada bawahan mereka. Namun, diperlukan teknik yang tepat dalam melakukannya agar tujuan yang diharapkan dapat tercapai dengan baik.
Elemen pendelegasian
Secara umum terdapat tiga elemen yang dipindahtangankan dalam melakukan pendelegasian, yaitu
- Authority (wewenang)
Wewenang merupakan sumber kekuatan dan hak dalam sebuah pendelegasian tugas. Hal tersebut wajib dimiliki seseorang agar dapat menyelesaikan tugas di luar kewajibannya. Penting bagi seorang pemimpin memberikan wewenang dengan jelas agar pekerjaan selesai sesuai yang diharapkan. Sementara itu, seorang anggota juga harus memahami batasan wewenang yang diberikan, jangan sampai semena-mena bahkan menyalahgunakannya.
- Responsibility (tanggung jawab)
Tanggung jawab merupakan sikap untuk bersedia menerima segala pekerjaan yang didelegasikan. Namun, yang perlu diingat, pemberian tanggung jawab di sini hanyalah sebatas pencapaian tujuan atau hasil yang ditargetkan. Bukan berarti semua dibebankan kepada orang yang diberi delegasi. Kesalahan yang terjadi nantinya juga harus ditanggung oleh pemberi delegasi.
- Accountability (akuntabilitas)
Akuntabilitas berkaitan dengan tanggung jawab moral. Ketika seorang anggota atau rekan menyanggupi pendelegasian tugas yang diberikan, orang tersebut harus bisa bertanggung jawab menyelesaikannya dengan maksimal. Sikap ini biasanya timbul bersamaan dengan tanggung jawab.
Tipe pendelegasian
Terdapat beberapa tipe pendelegasian tugas, di antaranya:
- Umum dan Spesifik
Kewenangan untuk melakukan fungsi manajerial secara umum dengan tujuan mencapai visi organisasi, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktualisasian, serta evaluasi oleh anggota atau bawahan merupakan salah satu bentuk pendelegasian umum.
Sementara itu, bentuk pendelegasian khusus lebih berfokus pada fungsi atau tugas tertentu dalam sebuah divisi yang dapat membantu kelangsungan organisasi. Misalnya, seorang pemimpin di bagian sponsor meminta anggotanya untuk melakukan presentasi kepada klien.
- Formal dan Informal
Adanya pemetaan divisi dan jabatan dalam sebuah organisasi secara tidak langsung sudah mengartikan adanya pendelegasian secara umum dari organisasi kepada pemegang masing-masing jabatan di dalam divisi. Contohnya, divisi bagian penjualan memiliki tanggung jawab penuh atas tercapainya target penjualan perusahaan.
Di sisi lain, pendelegasian informal terjadi bukan karena jabatan, tetapi karena keadaan. Seseorang bisa melakukan pekerjaan di luar tanggung jawabnya ketika memang dibutuhkan. Misal, seorang anggota yang hendak ikut atasannya untuk bertemu klien bisa menjadi seorang sopir juga ketika ternyata sopir dari perusahaan tidak bisa mengantar atasan tersebut.
- Lateral
Dalam melakukan sebuah proyek tidak jarang melibatkan dari banyak divisi untuk menyukseskannya. Pemberian wewenang kepada anggota masing-masing divisi untuk membantu dapat disebut juga sebagai pendelegasian lateral. Pendelegasian ini biasanya dilakukan secara informal agar mempersingkat waktu.
Teknik pendelegasian
Secara umum, delegasi dapat dilakukan dengan berbagai teknik pendelegasian, seperti:
- Menentukan tugas
Pastikan tugas yang hendak didelegasikan benar-benar dapat didelegasikan kepada orang lain. Jangan hanya karena keterbatasan waktu dalam mengerjakan, kita mendelegasikannya kepada orang lain. Terutama jika pekerjaan itu hanya dipahami oleh kita.
- Memilih orang yang tepat
Pahami dahulu apa alasan mendelegasikan tugas tersebut. Jika memang dirasa output yang didapatkan lebih baik, perhatikan pula kompetensi dari orang yang akan didelegasikan.
- Delegasikan dengan jelas dan percaya penuh
Sampaikan alasan mengapa mendelegasikan tugas tersebut dan pekerjaan yang harus diselesaikan dengan jelas dan sedetail bahkan tidak menutup kemungkinan untuk pertegas tujuan yang hendak dicapai. Kemudian, beri kepercayaan penuh kepada orang tersebut dengan tujuan agar orang tersebut lebih bertanggung jawab atas pendelegasian yang diberikan.
- Memberikan batas waktu dan feedback
Tujuannya untuk memudahkan keduanya saling melakukan pemantauan sampai mana kemajuan dari pekerjaan tersebut. Harapannya, ketika ditemukan permasalahan di tengah jalan, masih bisa dilakukan perbaikan sebelum batas waktu tugasnya tiba.
Dalam fase ini pemberi delegasi wajib memberikan dukungan dan melakukan komunikasi yang baik. Feedback juga diperlukan agar pekerjaan dapat selesai sesuai dengan harapan kedua belah pihak. Selain itu, agar orang yang mendapatkan delegasi penugasan tidak merasa diabaikan begitu saja.
Referensi
Ismail, I. (2020, November 26). Arti delegasi: Pengertian menurut ahli, tujuan, dan manfaat delegasi. Accurate Online. https://accurate.id/marketing-manajemen/arti-delegasi/#1_Delegasi_Umum
Venkatesh. (2015, May 15). Delegation: Definition, characteristics, elements and types. Your Article Library. https://www.yourarticlelibrary.com/delegation/delegation-definition-characteristics-elements-and-types/53271
Photo by: Isabelle
