HeadlineLeadership ReviewSering Rapat, tapi Hasilnya Tak Terlihat? Inilah Cara Memperbaikinya

Redaksi Pemimpin.IDApril 3, 2021283
pexels-karolina-grabowska-4491461

ABSTRAK | Rapat adalah salah satu aktivitas yang tak terlepaskan dalam rutinitas bekerja. Namun, sering kali rapat dilakukan terlalu sering dan dengan cara yang tidak efektif sehingga berujung pada penurunan performa kerja. Bagaimana cara untuk bisa memimpin rapat dengan lebih baik?

Menjalani hari yang produktif ketika bekerja mungkin adalah salah satu perasaan yang paling memuaskan. Kalau Anda tipe orang yang rajin membuat to-do list, Anda pasti tahu betul seberapa lega rasanya saat poin-poin tugas di daftar ini tercoret. Masalahnya, sering kali daftar ini tak tersentuh sama sekali hingga akhir hari. Bukan karena Anda malas, tapi karena hari Anda dipenuhi dengan rapat.

Rapat kadang jadi aktivitas yang penuh ironi. Sebuah tim membutuhkannya agar bisa menjalin komunikasi, mengumpulkan ide, atau menyepakati keputusan, tetapi justru di saat yang sama juga bisa menghambat pekerjaan anggota tim itu sendiri. Menurut survei pada 182 manajer, 65% di antaranya mengaku tidak dapat menyelesaikan pekerjaan mereka karena rapat. Apakah rapat-rapat ini memenuhi fungsinya? Sayangnya, tidak juga. Rapat yang dilakukan oleh 71% dari mereka malah cenderung tidak produktif dan tidak efisien.

“Tampaknya, terlalu banyak rapat justru menjelma jadi treadmill bagi mereka: walau rasanya terus berlari, tak sejengkal pun beranjak satu centi.”

Dampak Psikologis dari Rapat yang Buruk

  • Mengurangi keterikatan anggota pada pekerjaannya

Profesor University of North Carolina Charlotte, Steven Rogelberg, menemukan bahwa rapat yang tidak relevan, tidak bagus manajemen waktunya, dan tidak memberi kebebasan dalam berpendapat ternyata berkontribusi pada turunnya keterikatan (engagement) seorang anggota tim terhadap pekerjaannya. Jadi, cuma karena rapat yang tak memuaskan, seluruh pengalaman bekerja yang dijalani sehari-hari oleh seseorang bisa jadi tercemar.

  • Semakin banyak rapat, malah semakin lelah

Rogelberg, kali ini bersama Associate Professor Alexandra Luong, mendapati bahwa frekuensi yang tinggi dalam melakukan rapat berhubungan dengan tingkat kelelahan. Anggota tim merasa lelah karena semakin banyak rapat yang diikuti, semakin tersedot energi mereka. Alhasil, mereka hanya punya sedikit energi tersisa untuk mengerjakan pekerjaan di hari tersebut atau bahkan untuk mengeksekusi keputusan rapat yang baru saja mereka ikuti.

Parahnya lagi, pekerjaan yang tidak selesai pada suatu hari yang padat dengan rapat—ditambah lagi dengan informasi baru yang diperoleh dalam rapat—malah berhubungan juga dengan perasaan subjektif tentang banyaknya beban kerja. Para anggota tim yang mengalami ini terus menerus merasa punya pekerjaan yang bertumpuk-tumpuk di dalam persepsi pribadinya. Bukan hanya itu, semakin banyak rapat yang mereka ikuti malah tidak berhubungan sama sekali dengan perasaan telah bekerja produktif. Tampaknya, terlalu banyak rapat justru menjelma jadi treadmill bagi mereka: walau rasanya terus berlari, tak sejengkal pun beranjak satu centi.

  • Meeting recovery syndrome

Rapat yang buruk tidak hanya menyebabkan hilangnya semangat dan mood di ruangan rapat tersebut. Sering kali, ketidaknyamanan yang terpupuk dalam suatu rapat bisa terbawa hingga ke luar ruangan. Maka dari itu, seseorang butuh waktu untuk kembali membangun mentalnya supaya siap bekerja lagi. Selang waktu ini disebut sebagai meeting recovery syndrome.

Masalahnya, menurut Rogelberg, meeting recovery syndrome ini biasanya diikuti dengan perilaku berkeluh kesah, atau ngedumel. Para anggota tim yang mengalaminya bisa saling berkasak-kusuk tentang betapa buruknya rapat yang mereka baru ikuti dan akhirnya melahirkan atmosfer yang negatif dalam organisasi.

Rapat Tidak Selalu Buruk (Bagi Satu Orang Ini)

Para anggota tim yang termakan waktunya gara-gara rapat mungkin memang terganggu dengan rapat yang terlalu banyak, tetapi kenapa biasanya frekuensi rapat tidak pernah berkurang?

Jawabannya barangkali cukup menyebalkan: para pemimpin rapat, yang biasanya merupakan para manajer atau bos di organisasi, tidak merasa rapatnya buruk. Dari sekitar 1.300 manajer, sebagian besar dari mereka (79%) justru mengaku bahwa rapat yang mereka pimpin itu sangat amat efektif. Berkebalikan 180º dari pengalaman yang dirasakan para anggota tim.

Oleh karena itu, rapat yang buruk tampaknya jadi masalah bersama. Para pimpinan tidak merasakannya walau para anggota benar-benar kewalahan dibuatnya. Di sisi lain, pemimpin jadi sering tak menyadari bahwa rapat yang mereka adakan ternyata tidak bisa mengepul ide-ide segar dari anggotanya. Langkah yang paling strategis untuk membenahi permasalahan ini tentu perlu diambil oleh para pemimpin. Mereka—atau Anda yang sedang memimpin tim—harus jadi pihak pertama yang menginisiasi rapat yang lebih baik agar anggota tim yang terlibat di dalamnya bisa mendapatkan manfaat dari rapat.

Bagaimana Cara Memimpin Rapat yang Baik?

Tetapkan tujuan yang jelas dan relevan

Rapat yang baik mempunyai tujuan yang jelas, dalam arti tidak ambigu. Ada permasalahan yang sedang ingin dituntaskan dalam rapat tersebut. Biasanya, pimpinan rapat akan menyiapkan agenda rapat yang perlu tercapai oleh rapat tersebut. Berikut cara membuat agenda rapat yang efektif:

  • Kemas agenda rapat dalam bentuk pertanyaan, bukan topik

Rapat sering berlangsung terlalu lama karena tak mempunyai batas yang jelas tentang titik akhirnya. Maka, jika agenda rapat dibuat dalam bentuk pertanyaan, rapat dapat langsung dianggap usai ketika pertanyaan sudah terjawab.

  • Kalau memungkinkan, bicarakan agenda rapat bersama dengan anggota tim

Ini bertujuan untuk menciptakan kepemilikan bagi anggota tim terhadap rapat yang akan dilangsungkan. Dengan begitu, partisipasi mereka bisa meningkat karena mereka mempunyai rasa penasaran yang nyata terhadap diskusi yang akan berlangsung dalam rapat.

Sementara itu, rapat yang relevan berarti rapat tersebut memang dibutuhkan saat itu. Pastikan jawaban dari agenda rapat yang Anda hendak pertanyakan memang harus didiskusikan bersama. Jangan sampai agenda tersebut ternyata bisa dijawab via group chat saja.

Miliki mindset yang tepat

Renungkanlah bahwa Anda sejatinya tengah “meminjam” atau bahkan “meminta” waktu seseorang ketika Anda mengundangnya dalam sebuah rapat. Dengan mindset ini, Anda akan menghormati waktu mereka sehingga membuat Anda terpacu untuk mengadakan rapat sesingkat-singkatnya. Tentu masalah tertentu memerlukan waktu yang lebih panjang, tetapi dengan mindset yang tepat, Anda akan tetap mengejar alokasi waktu yang seminimal mungkin dalam menyelenggarakan rapat.

Anda juga perlu ingat dengan Parkinson’s Law, yakni kecenderungan dari durasi sebuah pengerjaan tugas untuk selalu mengisi alokasi waktu yang diberikan atasnya. Jadi, kalau Anda menyiapkan waktu rapat 60 menit, semua bahasan kemungkinan selesai dalam waktu sepanjang itu. Jika waktu yang disiapkannya itu 45 menit atau 120 menit, bahasan yang sama bisa jadi selesai lebih sebentar atau jauh lebih lama. Maka, jangan khawatir untuk menetapkan durasi waktu rapat yang singkat.

Atur jumlah peserta

Upayakan untuk selalu mengikutsertakan anggota tim yang relevan saja ke dalam sebuah rapat. Anda bahkan bisa mengundang seseorang ke dalam salah satu subbagian rapat, tapi boleh memberinya pilihan untuk langsung pergi di subbagian yang lain. 

Kalau Anda merasa segan untuk meninggalkan satu-dua anggota tim yang kurang relevan dalam sebuah rapat, Anda pun bisa menawarkan pilihan bagi mereka: jabarkan agenda rapatnya, tanya relevansi mereka dalam rapat tersebut, dan tawarkan notula rapat bagi mereka agar tetap bisa memberikan opininya. Cara ini bisa membuat anggota tim tetap merasa dianggap meski tidak diperlukan dalam sebuah rapat.

Evaluasi

Lakukan observasi mandiri di akhir setiap sesi rapat yang Anda pimpin. Ada beberapa pertanyaan yang bisa jadi panduan:

  • Apakah peserta rapat sering terdistraksi?
  • Apakah mereka bicara tentang bahasan lain?
  • Apakah saya mendominasi pembicaraan? Atau hanya satu dan dua orang?
  • Apakah diskusinya melebar ke topik yang tidak relevan?
  • Apakah setiap opini dan ide yang dilontarkan relatif mirip-mirip?

Kalau jawabannya iya bagi setiap pertanyaan, jelas ada masalah dengan rapat yang Anda pimpin.

Anda juga bisa mencoba meminta umpan balik (feedback) secara personal dari peserta rapat yang hadir. Caranya mungkin meliputi percakapan langsung atau survei singkat. Tanyakan tiga hal penting ini kepada mereka: apa yang sudah baik, apa yang butuh diperbaiki, dan apa saran yang mereka ingin sampaikan.

Rapat memang punya peran penting dalam pengambilan keputusan suatu tim, tetapi melakukannya dengan sembarangan bisa berujung pada efek samping yang sangat berbahaya. Sebagai pemimpin, Anda perlu memiliki kemampuan untuk mengadakan rapat yang efektif dan efisien. Jika Anda merasa perlu mengembangkan ilmu tentang rapat secara lebih mendalam lagi, kami merekomendasikan buku The Surprising Science of Meeting dari Profesor Steven Rogelberg. Video ulasannya juga tersedia di YouTube dan banyak pula artikel ilmiah mengenai topik ini di Google Scholar dan beragam situs pengembangan kepemimpinan, seperti Harvard Business Review.

 

Referensi

Boogaard, K. (2020, 22 Desember). Is Parkinson’s Law sabotaging your productivity? Atalassian. https://www.atlassian.com/blog/productivity/what-is-parkinsons-law#:~:text=Parkinson’s%20Law%20is%20the%20old,for%20the%20Economist%20in%201955.

Leach, D., Rogelberg, S., Warr, P., & Burnfield, J. (2009). Perceived meeting effectiveness: The role of design characteristics. Journal of Business and Psychology. 24(1). 65-76. DOI:10.1007/s10869-009-9092-6.

Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Eun, E. (2017). Stop the meeting madness. Harvard Business Review. https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness

Rogelberg, S. G. (2019). Why your meetings stink—and what to do about it. Harvard Business Review. https://hbr.org/2019/01/why-your-meetings-stink-and-what-to-do-about-it

Russel, M. (2019). Do you suffer from ‘Meeting Recovery Syndrome’? PCMA. https://www.pcma.org/meeting-recovery-syndrome-prevents-best-work/

Talks at Google. (2019, 16 Oktober). The surprising science of meetings | Dr. Steven Rogelberg | Talks at Google [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=FWIlZosXxCM&t=1923s

Photo by: Karolina

Redaksi Pemimpin.ID

Pemimpin.id adalah sebuah Gerakan Pemberdayaan Kepemimpinan Indonesia melalui konten dan program kreatif.