Ensiklopedia PemimpinHeadlineRencanakan Kerja yang Sistematis Menggunakan Gantt Chart!

Avatar Pemimpin.IDMarch 10, 2021621
pexels-anna-nekrashevich-6801648

Oleh : Shania Aulia (Intern di Research Team Pemimpin.id)

 

Ketika mengelola sebuah pekerjaan atau proyek tidak jarang dihadapkan dengan permasalahan. Satu-satunya hal yang dapat kita lakukan yaitu menyelesaikannya. Namun, dalam penyelesaian pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan berbagai metode atau cara. Salah satunya yaitu Gantt chart

Apa itu Gantt Chart?

Gantt chart merupakan salah satu metode perencanaan dan penjadwalan proyek atau pekerjaan yang kompleks. Perencanaan waktu dan tugas yang harus dikerjakan divisualisasi menjadi bagan berbentuk batang yang melintang secara horizontal. Diagram ini juga dapat menunjukkan tanggal mulai dan berakhir, lamanya waktu pengerjaan, hubungan antartugas, termasuk berapa banyak tugas yang diselesaikan per tahap dan siapa yang bertanggung jawab terhadap pengerjaan tugas.

Tampilannya yang dianggap mudah dipahami membuat manajer lebih mudah memberikan gambaran beban kerja kepada tim. Gantt chart dianggap sebagai salah satu metode yang dapat membantu organisasi untuk merencanakan proyek secara komprehensif. Berikut salah satu bentuk tampilan yang dapat digunakan:

Sumber: Wikipedia

 

Sejarah Singkat

Gantt chart pertama dibuat pada pertengahan tahun 1890-an oleh Karol Adamiecki, seorang insinyur Polandia yang menjalankan pabrik baja di Polandia selatan dan menjadi tertarik pada ide dan teknik manajemen. Sekitar 15 tahun setelah Adamiecki, Henry Gantt, seorang insinyur Amerika yang juga menjadi seorang konsultan manajemen proyek, membuat bagan versinya sendiri dan inilah yang menjadi dikenal luas dan populer di negara-negara Barat. Akibatnya, Henry Gantt-lah yang namanya diasosiasikan dengan bagan jenis ini.

Awalnya Gantt chart disiapkan dengan susah payah dengan tangan dan selalu mengalami perubahan setiap kali proyek berubah. Namun, saat ini, dengan munculnya komputer dan perangkat lunak manajemen proyek, Gantt chart dapat dibuat, diperbarui, dan dicetak dengan mudah.

Saat ini, Gantt chart paling sering digunakan untuk melacak jadwal proyek. Bagan ini sangat berguna untuk menampilkan informasi tambahan tentang berbagai tugas atau fase proyek. Misalnya, bagaimana tugas terkait satu sama lain, sejauh mana kemajuan setiap tugas, sumber daya apa yang digunakan untuk setiap tugas, dan sebagainya.

Implementasi
  • Saat Anda menyiapkan Gantt chart, Anda perlu memikirkan semua tugas yang terlibat dalam proyek Anda dan membaginya menjadi komponen yang dapat dikelola.
  • Kemudian putuskan siapa yang akan bertanggung jawab untuk setiap tugas dan delegasikan ke tim.
  • Identifikasi hubungan antartugas dan putuskan urutan tanggal penyelesaian untuk setiap tugas, yang menunjukkan durasi waktu yang diharapkan dari keseluruhan proyek dan subtugas. Gantt chart akan menunjukkan tugas dalam urutan berurutan dan menampilkan bagaimana satu tugas berhubungan dengan tugas lainnya.
  • Tentukan dan alokasikan sumber daya yang dimiliki organisasi.
  • Antisipasi risiko dan masalah yang mungkin Anda hadapi dan buat rencana darurat untuk potensi masalah.

 

Software untuk Membuat Gantt Chart 

Berikut merupakan beberapa rekomendasi software yang dapat digunakan untuk membuat Gantt chart:

Kelebihan dan Kekurangan
Kelebihan:
  1. Mudah dibuat dan dipahami sehingga memudahkan dalam berkomunikasi antaranggota 
  2. Dapat digunakan kembali jika memiliki proyek yang sama atau berulang
  3. Dapat menjadi bahan untuk evaluasi yang baik mengenai kinerja tim karena dapat menjadi acuan saat pelaporan kemajuan aktivitas dari masing-masing tim
Kekurangan:
  1. Dianggap kurang sesuai untuk proyek dengan skala yang besar dan kompleksitas tinggi
  2. Sulit untuk melakukan perubahan di tengah berjalannya suatu proyek karena dapat merubah berjalannya kegiatan yang lain
Referensi

Duke, R. (Ed.). (2019). What is a Gantt chart? Gantt chart software, information, and history. Gantt.com. https://www.gantt.com/

Lyons, T. (2018). A brief history of Gantt charts. Apm.org.uk. https://www.apm.org.uk/blog/a-brief-history-of-gantt-charts/

 

Photo by: Anna Nekra

Avatar

Pemimpin.ID

Pemimpin.id adalah sebuah Gerakan Pemberdayaan Kepemimpinan Indonesia melalui konten dan program kreatif.