Oleh : Shania Aulia (Intern di Research Team Pemimpin ID)
Dalam sebuah organisasi, kemampuan untuk membuat keputusan merupakan hal yang wajib dilakukan oleh seorang pemimpin. Namun, tidak jarang banyak pemimpin yang merasa ragu untuk membuat keputusan atas permasalahan yang ada. Banyak pemimpin yang kebingungan dalam mengambil langkah yang tepat dalam membuat keputusan. Salah satu kerangka berpikir yang dapat digunakan untuk memudahkan proses ini ialah Cynefin framework.
Apa itu Cynefin framework?
Kerangka cynefin (baca: kunefin; bahasa Wales) atau biasa dikenal dengan Cynefin framework merupakan salah satu alat bantu berpikir dalam pengambilan keputusan. Kerangka berpikir ini menggunakan pendekatan penyebab dan akibat untuk menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Terdapat empat kategori dari kerangka Cynefin, yaitu sederhana, rumit, kompleks, dan kacau.
Sejarah singkat
Kerangka ini pertama kali dikerjakan oleh Dave Snowden pada tahun 1999 yang kala itu masih bekerja untuk IBM Global Service. Kemudian bersama dengan Cynthia Kurtz, peneliti di IBM, Snowden berhasil menjelaskan kerangka berpikir Cynefin pada tahun 2004 melalui penelitiannya yang berjudul “The new dynamics of strategy: Sense-making in a complex and complicated world” yang telah dipublikasi oleh IBM Systems. Kata Cynefin sendiri diambil dari bahasa Wales yang berarti “habitat”.
Kemudian pada tahun 2007 Snowden dan Mary E. Boone menuliskan kerangka ini pada laman Harvard Business Review hingga akhirnya meraih penghargaan “Outstanding Practitioner-Oriented Publication in OB” dari Academy of Management’s Organizational Behavior.
Tipe-tipe Situasi Menurut Cynefin Framework
Cynefin framework menyatakan bahwa pengambilan keputusan tidak memiliki satu bentuk yang universal. Setiap keputusan perlu disandarkan pada situasi yang tengah berlangsung. Terdapat empat tipe situasi yang dijabarkan di dalam Cynefin framework.
- Simple
Pada tipe ini, hubungan antara sebab dan akibat sangat erat dan terlihat jelas sehingga semua anggota organisasi dapat mengetahui solusi yang terbaik dari permasalahan yang ada. Selain itu, karena sudah terbiasa menyelesaikan permasalahan tersebut organisasi memiliki best practice guidance atau cara-cara terbaik dan efektif yang dapat diterapkan pada organisasi manapun.
Biasanya permasalahan dengan tipe ini bisa selesai dalam waktu 1 jam hingga 1 minggu. Pendekatan yang digunakan berupa Sense – Categorize – Respond. Artinya, yang perlu dilakukan yaitu melihat situasi permasalahan yang ada (sense), mengidentifikasi dan mengategorikan ke dalam akar masalah yang sudah diketahui (categorize), dan tinggal ditanggapi sesuai akar masalah yang ada (response).
Contohnya, mengenai batas maksimal perizinan di dalam organisasi. Aldo merasa bahwa ia belum melampaui batas jumlah izin yang diperbolehkan, tapi bagian sekretaris menganggap Aldo sudah melampauinya. Maka, jika menerapkan pendekatan ini, dilakukan identifikasi masalah terlebih dahulu, yaitu jumlah absen yang kurang sesuai. Kemudian, permasalahan absensi anggota dikategorisasi dengan cara melakukan cek ulang pada database perizinan yang dimiliki organisasi. Terakhir, muncullah tanggapan; apakah Aldo telah melampaui batas izin atau belum?
- Complicated
Situasi ini sebab dan akibatnya belum memiliki kejelasan sehingga butuh analisis lebih lanjut untuk mengetahui penyebabnya. Meskipun demikian, sumber permasalahan dan solusi masih dapat dipelajari melalui informasi yang ada, misal melalui internet. Selain itu, tidak menutup kemungkinan organisasi memiliki kumpulan contoh kasus serupa yang bisa digunakan untuk menemukan knowledge base-nya sehingga bisa menghubungkan antara satu penyebab dengan yang lain.
Pendekatan yang digunakan ialah Sense – Analyze – Respond. Ketika dirasa ada masalah yang muncul (sense) tanpa ada kaitan sebab-akibat yang jelas, kita mencoba untuk menelaahnya (analyze). Kemudian, barulah masalah tersebut ditanggapi (respond). Tidak menutup kemungkinan juga untuk melibatkan orang yang lebih ahli dalam proses analyze. Contohnya, dalam merencanakan lokasi kafe baru, pemilik kafe terkadang merasa ragu apakah lokasi yang akan digunakan benar-benar strategis. Untuk meminimalisasi permasalahan kesalahan dalam menganalisis, pemilik usaha perlu membayar jasa konsultan perencanaan untuk melakukan riset lokasi yang diinginkan.
- Complex
Hubungan antara sebab dan akibat dalam situasi ini dianggap tidak jelas. Perlu ada perenungan dan pencarian pencerahan untuk mencari akar permasalahannya. Sumber informasi yang ada biasanya terbatas. Selain itu, solusi yang digunakan orang lain belum tentu bisa diterapkan dalam organisasi kita.
Pendekatan yang digunakan yaitu Probe-Sense-Response. Kita diharuskan untuk melakukan eksplorasi sebanyak mungkin (probe) untuk akhirnya mengidentifikasi solusi yang sesuai dengan permasalahan (sense). Masalah ini kemudian ditanggapi dengan solusi yang relevan (response). Kegagalan dari proses penemuan solusi adalah hal yang biasa ditemui sehingga dibutuhkan waktu yang cukup panjang dalam menyelesaikannya; bisa berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun.
Contohnya, pembuatan software atau mendesain produk baru. Dulu sebelum ada Gojek, permasalahan banyak orang ialah usaha untuk berjalan ke pangkalan ojek atau berdesak-desakan di transportasi umum. Atas dasar tersebut, Nadiem Makarim dan timnya mencoba melakukan eksperimen untuk bisa menanggulanginya. Belakangan, eksperimen tersebut membuahkan hasil berupa perusahaan dengan model bisnis dan produk yang baru.
- Chaos
Situasi ini tidak mengandung hubungan antara penyebab dan akibat dari permasalahan yang ada. Dalam menghadapinya tidak perlu ada perenungan, melainkan langsung banyak melibatkan tindakan secara tegas. Improvisasi, kreativitas, dan berpikir out of the box merupakan hal yang harus dilakukan jika menemui permasalahan tipe ini.
Pendekatan yang dibutuhkan ialah Act – Sense – Respond. Pemimpin diminta untuk melakukan tindakan paling memungkinkan terlebih dahulu (act) baru melihat situasi (sense) dan mengambil keputusan yang dianggap paling tepat (respond). Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah yang chaotic tidak akan bisa terukur. Contohnya kebakaran, kerusuhan, peperangan, database yang corrupt, dan server yang eror.
Pro:
- Kerangka berpikir ini dianggap sangat sesuai dengan permasalahan yang biasa dihadapi dalam organisasi
- Selain itu, dianggap sebagai teori yang kuat karena didasarkan pada penelitian ilmiah yang dilakukan bertahun-tahun
Kontra:
- Teori ini pada dasarnya hanya mempertegas apa yang biasa dilakukan oleh kebanyakan orang untuk menyelesaikan permasalahan dalam sebuah pola
Referensi
Graves, T. (2010, February 21). More on chaos and cynefin. Weblog.tetradian.com. http://weblog.tetradian.com/2010/02/21/chaos-and-cynefin/#:~:text=Dave
Snowden, D., & Boone, M. (2007, November). A leader’s framework for decision making. Harvard Business Review. https://hbr.org/2007/11/a-leaders-framework-for-decision-making
Photo by: Koushik
Author: Pemimpin.ID
Pemimpin.id adalah sebuah Gerakan Pemberdayaan Kepemimpinan Indonesia melalui konten dan program kreatif.