Ensiklopedia PemimpinHeadlineMengelola Waktu dengan Metode ABC

Avatar Pemimpin.IDApril 1, 2021503
pexels-miguel-á-padriñán-745365

Oleh: Shania Aulia (Volunteer Research Team Pemimpin.id)

 

Dengan terbatasnya sumber daya yang dimiliki setiap orang, mengelola waktu merupakan hal yang sangat penting untuk bisa mencapai efektivitas dalam bekerja. Namun, tak jarang masih banyak orang yang belum bisa mengelola waktunya, hingga seringkali terjebak dalam kondisi untuk multitasking dan berakhir dengan burnout.

Apa Itu Metode ABC?

Metode ini dikemukakan oleh Alan Lakein pada tahun 1973. Metode ini membagi aktivitas ke dalam tiga kategori besar, yaitu 

  1. Kategori A atau Must do, yaitu kelompok atau kategori yang berisikan kegiatan yang penting dan mendesak. Misalnya, tugas yang harus dikumpulkan segera, rapat dengan klien, atau menemani orang tua ke rumah sakit
  2. Kategori B atau Should do, yaitu kelompok atau kategori yang berisikan kegiatan penting, tapi masih bersifat jangka panjang. Misalnya, mengerjakan presentasi untuk rapat minggu depan atau membahas teknis dan pembicara untuk acara bulan depan
  3. Kategori C atau Nice to do, yaitu kelompok atau kategori yang berisikan kegiatan yang jika diselesaikan lebih baik, tapi jika tidak juga tak membawa konsekuensi apapun. Misal, menonton Netflix untuk refreshing dan makan bersama teman-teman.

Namun, dalam pelaksanaannya ketiga kategori tersebut dapat dirincikan lebih dalam dengan pemberian kode, seperti A1, A2, A3; B1, B2, B3; dan C1, C2, C3. Tujuannya untuk semakin memperjelas mana yang sangat menjadi prioritas dan bukan. 

 

Aturan yang digunakan dalam metode ini adalah kita dilarang berpindah mengerjakan kegiatan sesudahnya sebelum menyelesaikan dengan benar kegiatan yang sedang dikerjakan sesuai dengan prioritas yang telah kita buat. Misalnya, kita sedang mengerjakan tugas dari bos untuk dikumpulkan hari itu juga, tetapi tiba-tiba kita teringat harus membalas email atau pesan dari teman. Dalam metode ini kita dilarang membalas pesan tersebut sebelum pekerjaan kita benar-benar selesai.

 

Metode ini membutuhkan komitmen dan konsistensi yang tinggi atas skala prioritas yang telah kita buat sejak awal.

Cara Menyusun Metode ABC
  • Membuat daftar yang harus diselesaikan secara detail

Mulai lakukan ini di malam hari sebelum tidur atau di pagi hari saat hendak memulai hari. Tulis seluruh aktivitas yang akan dilakukan mulai dari yang dirasa paling penting hingga kurang penting. Setelah itu mulailah kelompokkan masing-masing aktivitas ke dalam kategori A, B, atau C.  Kemudian coba buat kode seperti A1, A2, dan seterusnya berdasarkan skala prioritas pekerjaan.

Saran yang dapat dilakukan ialah berusaha untuk spesifik dan jelas dalam mendefinisikan pekerjaan. Misal, jangan hanya belajar pemasaran, tetapi dispesifikkan lagi menjadi belajar pemasaran mengenai cara melakukan branding melalui media sosial Instagram.

Selain itu, cobalah untuk membagi tanggung jawab yang besar menjadi hal-hal yang lebih kecil, misal dalam belajar pemasaran ada hal pemasaran melalui Facebook, Instagram, online shop, dan lain sebagainya. 

  • Beri estimasi waktu

Setelah mengetahui apa saja yang harus diselesaikan hari itu, coba beri estimasi waktu bagi setiap aktivitas dan usahakan untuk realistis. Tujuannya agar mengetahui batasan banyaknya kegiatan yang harus dilakukan dalam satu hari. Selain itu, ini juga menjadi pembelajaran mengenai apakah rencana waktu tersebut terealisasi dengan baik. Jika iya maka bisa menjadi panduan ke depannya, jika tidak maka harus dilakukan evaluasi.

  • Coret daftar kegiatan yang sudah berhasil dilakukan

Berhasil melakukan pekerjaan sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat akan membuat kita semakin merasa senang, puas, dan bersemangat menjalani aktivitas selanjutnya.

  • Evaluasi dari perencanaan yang telah dibuat

Untuk menutup hari dari banyaknya aktivitas yang dikerjakan, lakukan dengan melakukan evaluasi dari setiap aktivitasnya utamanya dari segi pengalokasian waktu yang dibuat, aktivitas mana yang sesuai perencanaan dan mana yang sekiranya kelebihan atau butuh waktu tambahan untuk menyelesaikannya. Tujuannya agar menjadi pembelajaran mandiri dalam mengelola waktu.

 

Referensi

Rigby, A. (2020, February 7). The top 7 time management theories tested & reviewed. Serene. https://sereneapp.com/7-time-management-theories-reviewed/

 

Photo by: Miguel A

Avatar

Pemimpin.ID

Pemimpin.id adalah sebuah Gerakan Pemberdayaan Kepemimpinan Indonesia melalui konten dan program kreatif.