JurnalMencapai Komunikasi Remote yang Optimal

Redaksi Pemimpin.IDJuly 24, 202080
Sumber : Alex Andrews – Unsplash.com

Di era modern, kita semakin sering bekerja bersama dengan orang lain dibandingkan diri sendiri. Agar dapat sekelompok individu dapat berkolaborasi dengan baik, komponen yang sangat dibutuhkan adalah komunikasi. Kepentingan ini didukung dengan melihat perkembangan zaman yang penuh dengan inovasi yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas komunikasi antar manusia. Dari surat sampai media sosial, seiring berjalannya waktu, tampaknya semakin mudah bagi kita untuk terkoneksi dengan satu sama lain. Tetapi apakah benar?

Misalnya, miskomunikasi merupakan salah satu hal yang masih ditemukan dalam komunikasi. Miskomunikasi bisa berarti kesalahpahaman atau kebingungan yang berkaitan dengan inti dari pesan yang disampaikan, maupun emosi atau tone dari pesan tersebut.

Dengan bertambahnya bentuk dan saluran komunikasi, tentunya muncul tantangan baru. Karena dalam komunikasi digital kita tidak dapat mengandalkan isyarat nonverbal — seperti bahasa tubuh, nada bicara, dan ekspresi wajah— , risiko terjadinya miskomunikasi dapat meningkat jika kita tidak berhati-hati. Selain itu, terdapat masalah tambahan seperti terganggunya ritme dalam percakapan, contohnya karena lawan bicaramu membalas pesan darimu tiga jam kemudian, di saat topik pembicaraannya sudah tidak “panas” lagi.

Agar dapat menghindari miskomunikasi dengan baik, maka ada beberapa hal yang harus diingat. Antoni Lacinai, konsultan dan ahli komunikasi, mengatakan bahwa komunikasi yang baik terdiri dari tiga hal: energi, kejelasan (clarity), dan empati

Maka, apa saja tindakan yang bisa diambil dan dilatih dalam berkomunikasi jarak jauh (remote) sekaligus menerapkan ketiga hal di atas?

Menetapkan peraturan dan kebijakan dalam medium komunikasi

Dari Whatsapp sampai e-mail, dari Slack sampai Zoom, sebagai pemimpin, kamu dan tim harus membuat perjanjian mengenai cara menyampaikan pesan. Menurut Harvard Business Review, “perilaku yang konsisten (dalam berkomunikasi) dapat membantu orang lain untuk memprediksi apa yang kita lakukan, agar memudahkan mereka untuk memahami kita”. Hal tersebut dapat dicapai dengan mengikuti peraturan yang jelas dan konsisten.

Misalnya, anggota tim kamu dapat membuat kebijakan untuk aktif dalam medium komunikasi tim (contoh: LINE) setiap hari Senin sampai Jumat pada pukul 10:00 hingga 17:00. Peraturan ini dapat mendorong komunikasi yang lebih lancar dan mencegah penundaan penyampaian pesan.

Contoh lain adalah penetapan format dalam penulisan dan penyebaran pengumuman. Pengumuman penting yang harus diterima dan dipahami dengan baik oleh seluruh anggota harus disampaikan dengan jelas. Misalnya, penggunaan judul dengan huruf kapital, dan menuliskan pengumuman dalam bentuk poin-poin serta bahasa yang benar. Apapun yang ditetapkan, pastikan bahwa format tersebut dapat membuat pengumuman menonjol, mudah dibaca, dan mencakup semua informasi secara detail, agar menghindari penambahan informasi yang menyusul dan terpisah.

Mengedepankan budaya organisasi yang positif

Semua organisasi membutuhkan budaya (company culture) yang menjadi pedoman dalam berkolaborasi dan menentukan target individu maupun kolektif. Salah satu perusahaan global yang memiliki dan menegakkan budaya bagi keseluruhan karyawannya adalah Netflix. Budaya utama di Netflix adalah kebebasan dan tanggung jawab (freedom and responsibility). Menurut karyawan mereka, budaya tersebut dapat memfasilitasi kreativitas dan mendorong otonomi dalam bekerja.

Sumber : mentatdgt – unsplash.com

Berdasarkan riset dari Harvard Business Review, budaya organisasi yang positif — seperti mengutamakan empati, pembinaan hubungan, dan pemberian bantuan dan dukungan — dapat memfasilitasi produktivitas yang lebih tinggi.

Ketika organisasimu beralih untuk bekerja secara remote, sebaiknya online company culture juga dibentuk. Penerapan budaya organisasi online yang positif dapat dilakukan dengan mengadakan virtual team building, membudayakan pemberian umpan balik dengan baik, atau mengadakan sesi perbincangan santai.

Membangun rasa percaya dan menghindari micromanaging

Micromanagement adalah ketika seorang manajer atau pemimpin mengendalikan setiap bagian dari sebuah proyek. Apabila kamu sering merasa bahwa anggota tim kamu tidak bekerja dengan baik dan kamu “terpaksa” untuk ikut campur dalam tugas mereka, hati-hati, kemungkinan besar kamu sedang micromanaging.

Ketika bekerja secara remote, micromanagement bisa sulit dihindari. Kamu memiliki kesulitan untuk memonitor performa tim secara langsung, sehingga kamu merasa harus melibatkan diri dalam pekerjaan orang lain. Tetapi, micromanagement itu berbahaya, lho. 

Ternyata, penurunan dalam pertumbuhan dan perkembangan dapat dialami oleh karyawan yang mengalami micromanagement dari supervisornya. Micromanagement juga dapat menghalangi individualitas dan pertumbuhan tim karena adanya campur tangan yang terus menerus dari pemimpin (Chambers, 2004 dalam Mishra et al., 2019).

Solusinya adalah hal-hal di atas, yaitu penyampaian pesan dengan jelas dan membangun budaya yang positif. Apabila semua informasi tersampaikan dengan jelas, anggota tim bisa memahaminya lebih baik dan menggunakannya dalam bekerja. Budaya yang baik juga dapat membentuk lingkungan kerja yang lebih optimal dan produktif. 

Pada akhirnya, kamu dapat mempercayai anggota tim kamu dengan lebih baik dan merasa yakin bahwa mereka memahami tugas mereka dan mampu menyelesaikannya dengan baik. 

 

Referensi

Dhawan, E. & Chamorro-Premuzic, T. (2018, February 27). How to collaborate effectively if your team is remote. Harvard Business Review. https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote

Mishra, N., Rajkumar, M., & Mishra, R. (2019). Micromanagement: An Employers’ Perspective. International Journal of Scientific & Technology Research, 8(10), 2949-2952.

Schleckser, J. (2018, February 27). 6 signs you are a micromanager. Inc. https://www.inc.com/jim-schleckser/6-signs-you-are-a-micromanager.html

Seppälä, E. & Cameron, K. (2015, December 1). Proof that positive work cultures are more productive. Harvard Business Review. https://hbr.org/2015/12/proof-that-positive-work-cultures-are-more-productive

TEDx Talks. (2017, December 12). 6 communication truths that everyone should know | Antoni Lacinai | TEDxVasa [Video file]. https://www.youtube.com/watch?v=zvcbn6WtJvQ

WeAreNetflix. (2019, May 13). Netflix Culture: Freedom and Responsibility [Video file]. https://www.youtube.com/watch?v=pl4UYZfVmTA

Redaksi Pemimpin.ID

Pemimpin.ID 2019 - 2020